MIGRACIÓN A SOFTWARE LIBRE – EL PROCESO

En en año de 2011 inicié un proyecto de migración a software libre en mi trabajo y después de haber transcurrido un tiempo considerable puedo hacer algunas reflexiones sobre el proceso y ver en retrospectiva como ha evolucionado el proceso de migración así como la visión que tengo del software abierto.

El proyecto inició impulsado por el área técnica debido a varias razones primero algunos de los equipos de computo disponibles habían empezado a quedarse “obsoletos” puesto que el software utilizado —de licencia privativa— demandaban mayor capacidad de máquina para mantenerse actualizados o se utilizaban diferentes versiones de software tanto del sistema operativo como de las suites de oficina —representaba un reto importante mantener operativas versiones anteriores del software del cual se disponía licenciamiento— donde el sistema operativo que primaba era el Windows XP que para el momento había perdido el soporte por parte del fabricante y no se disponía de presupuesto para reemplazar tanto las máquinas como los programas que contenían como respuesta se planteó la posibilidad de utilizar software libre que demandaba menor capacidad en los equipos y no involucraba recursos de dinero adicionales.

Tal y como se presentó el proceso la motivación que permitió arrancar el proyecto fue diferente para cada área de la empresa y por supuesto para las diferentes personas involucradas, para la gerencia resultaba muy atractivo no tener que destinar recursos monetarios para continuar con la operación de los sistemas de la compañía mientras que para el área técnica implicaba reducir la demanda de capacidad en los diferentes equipos —puesto que el sistema operativo y los programas seleccionados requerían una menor capacidad para operar correctamente— por una parte y por otra permitía unificar programas y versiones que simplifica considerablemente la compatibilidad en la gestión de la información y el procesamiento de datos.

A los usuarios finales se les introdujo en el proyecto por medio de conferencias explicativas y de capacitación que sensibilizaban al talento humano sobre la migración adicionalmente se instalaron nuevas suites de oficina (LibreOffice) —que convivían con las anteriores—, la sensibilización buscaba minimizar el impacto que podría producirse al cambiar de sistema operativo y la suite de oficina —que representaban la mayor parte del cambio dentro de la migración— para que el posible trauma no produjera un impacto considerable dentro de la operación normal de la empresa. La respuesta de la mayoría de los usuarios fue realmente pasiva, limitándose a asistir a las jornadas de capacitación pero sin involucrarse demasiado en el proceso, sin embargo hubo dos grupos de usuarios que polarizaron significativamente su posición frente al proyecto de migración a software libre.

Un grupo se involucró mucho en el proceso mostrando mucha motivación realizando preguntas y evidenciando que entre una capacitación y otra investigaban y probaban lo que se exponía, este grupo dio una dinámica positiva al proyecto, pero por otra parte otro grupo expresaba constantemente que no veía sentido cambiar de plataforma si la existente estaba operando y ya conocían su funcionamiento —no tenían presente la poca vida útil del sistema que utilizaban en el momento—, los demás usuarios mostraban poco interés en el proceso mientras no les tocara migrar a ellos mismos.

Después de un tiempo considerable de haber iniciado el proyecto de migración se puede reflexionar sobre lo que ha sucedido hasta ahora, cuando se planteo el proyecto de migración se realizó una evaluación de los sistemas existentes para determinar la viabilidad y magnitud de la migración donde se encontró que existían cuatro plataformas que representaban el mayor reto. El primero un software privativo de la casa “Autodesk”, “Inventor” que según la investigación realizada no era posible que se pudiera ejecutar en ninguna plataforma Linux con emulador o alguna herramienta similar, la única alternativa —al menos dentro de lo que se evaluó inicialmente— el segundo programa era el sistema Empresarial de gestión administrativa “Novasoft” y la tercera plataforma corresponde al sistema de firma digital de la “DIAN” —entidad gubernamental encargada del recaudo de impuestos—, estas tres plataformas en principio no tenían alternativas —al menos no consideradas como viables inicialmente— de migrarse a “Ubuntu” —sistema seleccionado para la migración—, la cuarta plataforma eran las rutinas desarrolladas en “VBA” (Visual Basic for Aplications) o macros en “Excel” que contenían buena parte de los procesos de todas las áreas de la empresa.

En definitiva Se tomó la decisión de mantener bajo Windows y MS Office la estación de trabajo donde se manejan los procesos con las entidades del estado puesto que estas entidades no dan soporte para otras plataformas y los procesos para liquidación de impuestos y transmisión de información o reportes son muy delicados entonces mientras no se puedan realizar pruebas de funcionamiento y evaluación no se incluyó dentro del proceso de migración, igualmente las dos estaciones donde se trabaja Inventor.

En definitiva el proceso tuvo mucho éxito pese a que no se cumplieron los tiempos establecidos para la migración y se presentaron bastantes inconvenientes principalmente derivados de la resistencia de algunos usuarios a integrarse dentro del proceso de migración y la falta de apoyo efectivo de la alta gerencia puesto que en realidad no estaba comprometida con el proyecto sino que representaba una salida sencilla a la problemática planteada y una reducción de costos significativa, de todas formas el escalonamiento de la migración ofreció un buen resultado.

La migración de la suite de oficina, concretamente de las rutinas de programación incluidas en “Excel” fue un triunfo y en el proceso de investigación y desarrollo se implementaron varias tecnologías adicionales —este aspecto lo aborde en otro artículo—, estas nuevas aplicaciones en diferentes plataformas representaron un avance importante en la integración de procesos donde cambiaron muchos de los paradigmas dentro de la comunicación empresarial, el sistema de gestión de información “SQUAD” representó una modernizaron de los procesos internos que no sólo tuvo incidencia en la aplicación de sistemas sino en las relaciones entre las diferentes áreas de la empresa por lo que se puede afirmar que el proyecto de migración permitió mejorar significativamente la propia cadena de valor de la compañía.

El software administrativo que en principio planteó un reto para la migración logró implementarse y ejecutarse correctamente bajo ambiente linux y con estos temas solucionados el proceso tuvo una dinámica positiva. Con aquellos usuarios que fueron migrando se obtuvo una respuesta muy provechosa donde el 98% de los usuarios migrados y después de un tiempo de adaptación manifestaros preferir el nuevo sistema operativo sobre el que utilizaban antes, incluso algunos expresaron que no volverían al sistema anterior —algunos de estos usuarios habían manifestado su inconformidad para migrar— aspecto que evidencia de alguna manera que la resistencia al cambio es influenciada en gran medida por el desconocimiento y claro por el hecho de no querer iniciar procesos nuevos.

Desde el principio se planteó que la migración no se realizaría totalmente, efectivamente se mantuvieron algunas estaciones de trabajo bajo Windows y en términos de resultados no se presenta ningún problema que revela una gran ventaja al poder disponer de una estructura híbrida totalmente compatible incluso al utilizar diferentes paquetes informáticos —en la actualidad los archivos generados por las diferentes suites de ofimática son compatibles entre sí, salvo por los lenguajes de programación— entonces no hay barreras importantes para mantener diferentes sistemas operativos de manera simultánea.

Como conclusión se puede decir que el proceso de migración representó un avance y modernización no solo de la plataforma de tecnología sino también de procesos donde la integración empresarial ha sido una ganancia interesante, además de permitir una evolución importante en la simplificación de tareas diarias para usuarios que operan en cualquiera de las plataformas que conviven de forma sincronizada.