Al igual que para los empleados existen contratos de honorarios y servicios de personal externo o sin vinculación laboral pero que representa también un talento humano que debe gestionarse de forma eficiente y con los mismos principios de integración humana.
Parametrización
Al manejarse de forma independiente del programa administrativo el proceso de liquidación de honorarios y servicios inicia por determinar las variables de liquidación de cada contrato como el porcentaje de retención en la fuente y otros impuestos así como la afectación contable entre otros parámetros.
Luego se establece la interfase contable con la afectación de cuentas según los conceptos de los contratos vigentes.
Gestión de personal externo
Ya con la interfase definida puede entrarse a liquidar cada contrato (que lo hace el sistema de forma automática).
Después de que el programa realiza las diferentes liquidaciones arroja como resultado dos documentos por cada contrato, una es la liquidación individual que incluye el documento equivalente para contribuyentes de régimen simplificado —que hace las veces de factura comercial—, el documento contable de soporte —que es liquidado con las características requeridas por contabilidad para la partida doble, balanceado al centavo y afectando las cuentas adecuadas— y la cuenta de cobro respectiva según la evaluación de ejecución del contrato en un período determinado.
Generador de documentos
Una particularidad del sistema «Squad» es que involucra múltiples plataformas por lo que permite utilizar las ventajas de cada una en beneficio de la efectividad del sistema, es así que la gestión documental también está integrada de forma automática.
Ejemplo de documento equivalente:
Documento de ejemplo para afectación contable:
Ejemplo de cuenta de cobro:
Adicional a los documentos de soporte el programa genera un archivo de migración con la afectación contable de todos los contratos liquidados que se importa directamente desde el software contable y con este procedimiento finaliza toda la operación de gestión de contratos de servicios y honorarios.