Organización y Métodos
En gran cantidad de empresas existen manuales, instructivos y en general gran cantidad de información que reposa en archivos —bien sean físicos o magnéticos— que difícilmente es consultada en gran medida porque es engorroso o porque se encuentra desorganizada donde los procesos de búsqueda resultan onerosos para gran parte de los funcionarios, la respuesta de ”SQUAD” es presentar una estructura de acceso a la información organizada y de simple funcionamiento que permita a los diferentes usuarios de la información obtener el documento deseado de forma eficiente en el menor tiempo posible.
El área contable no es ajena a esta situación además muchas empresas no disponen de un manual de operación contable estructurado ocasionando que el ”Know How” de la empresa no sea realmente de la empresa sino del funcionario de contabilidad que lidera el proceso, existen muchas empresas que “dependen” de la habilidad y experiencia de un determinado funcionario que cuando tal funcionario no está disponible —por incapacidad, vacaciones, licencias o simplemente se va— la empresa tiene que incurrir en esfuerzos desmesurados para suplir esta ausencia —tanto en costos como en uso de recursos y talento humano— pero al implementar un manual de operación contable la empresa dispone de un sistema que especifica concretamente el tratamiento financiero que le da a los hechos económicos de la operación donde las normas permiten tratarlos de forma diferentes según la operación de cada empresa o de su objeto social.
Mediante un sistema de gestión de información este tipo de información se encuentra a disposición de la empresa y no sólo de un funcionario permitiendo que la operación no se vea afectada por los cambios de personal o de otros factores que implican traumatismo en el funcionamiento normal de la organización.