El programa de nómina o mejor el complemento del programa de nómina está desarrollado en una plataforma independiente sobre hojas de cálculo (LibreOffice —Calc— con macros) integrando las información que se maneja en el programa administrativo por medio de gestión de bases de datos de múltiples orígenes. Este programa gestiona varios aspectos de relacionados con los empleados empezando por el control de horarios pasando por ausencias, permisos personales, incapacidades, vacaciones, entre otras novedades teniendo en cuenta el turno asignado a cada empleado y el centro de costos —contable— al que un operario se ha asignado diariamente para llegar obtener un archivo de novedades cuantificadas que requiere el sistema administrativo para liquidar nómina y los demás procesos contables permitiendo de esta forma la gestión del talento humano de forma individual y personalizada de forma eficiente.
Control de horario – marcaciones
El Proceso inicia con el levantamiento de marcas, INOXCOL —en diferentes momentos de su historia— ha implementado diferentes mecanismos para el control de horarios como sistemas de códigos de barra, lecturas biométricas o tarjetas de aproximación pero independientemente del sistema utilizado el resultado es siempre el mismo un archivo —normalmente de tipo texto o una hoja de cálculo— con las marcaciones de cada empleado o a lo sumo con el cálculo del tiempo transcurrido entre dos (o varias) marcas consecutivas en un período —normalmente un día— pero no toma en cuenta las variaciones que se pueden presentar al tratarse de personas como por ejemplo permisos personales, citas medicas, exceso de marcas (cuando un funcionario marca más de una vez)o falta de ellas (cuando se olvida marcar) entre otras desviaciones de lo que en teoría debería encontrarse por cada empleado.
Evaluación de personal
Es cuando el programa entra en acción, evaluando falta (exceso) de marcas o empleados ausentes, y gestionando cada empleado por su turno asignado generando una evaluación preliminar para permitir tramitar los motivos de las desviaciones y tomar las decisiones de gestión apropiados según cada individuo indicando (resaltando) las desviaciones interceptables para facilitar el proceso de análisis y tomando de las bases de datos condiciones especiales de liquidación como incapacidades, vacaciones entre otras condiciones especiales de liquidación inherente al trabajo con personas que difícilmente pueden encasillarse en parámetros únicos de comportamiento.
Después de realizar la evaluación humana (es imperativo tener intervención humana por lo que las personas igualmente presentan condiciones de comportamiento únicas que no se pueden desconocer en un sistema de gestión que involucre tal comportamiento) ya puede generarse una liquidación cuantitativa que considere tales características y que permita continuar la gestión automatizada donde se establecen el centro de costos a que se carga la jornada diurna, extras (diurnas, nocturnas, festivas, etc.) así como los códigos de novedades y los tiempos que se cargarán al sistema contable.
Optimización del proceso
Con la liquidación realizada se genera el archivo que se carga en el sistema administrativo para continuar ya con los procesos de liquidación y contables, sin embargo durante el proceso existen sub – procesos asociados —realizados previamente a la liquidación y que se realizan una única vez lo que potencializa el proceso operativo de liquidación— para gestionar las liquidaciones como por ejemplo las interfaces de turnos donde se especifican las condiciones inherentes a cada turno donde se establecen las políticas de tratamiento, variables de liquidación balances, extras y compensatorios que permiten realizar el proceso de gestión de forma eficiente y sin que el usuario que liquida tenga que evaluar a cada empleado de forma independiente.
Dentro del programa se incluyen otros aspectos como migración entre bases de datos, generación de formatos y reportes, cambio de turnos, liquidaciones individuales, entre otros temas que facilitan la gestión del talento humano y optimizan la operación del área dentro del contexto de la compañía y principalmente integra el concepto de la operación de la empresa con el trato de las personas enfocándose en la humanización del proceso mismo.