Estructura General
Un aspecto fundamental en el proceso de diseño corresponde a la estructura de costos que se encuentra íntimamente ligado al proceso mismo de diseño pues de los elementos seleccionados y de sus componentes depende que el equipo diseñado incorpore las últimas tecnologías y resulte al menor costo posible, dentro de un mercado cada vez más globalizado y exigente donde la diferenciación de un producto se basa en competitividad que se logra ofreciendo el mejor producto al menor costo posible.
De manera escueta un equipo —desde el punto de vista de costos— se compone de materiales que a su vez requieren de insumos para ser procesados, posteriormente estos materiales procesados componen tanto los accesorios que se instalarán en el tanque como el tanque mismo y una reunión de accesorios puede, a su vez, formar un componente más complejo al que se denomina un ensamble, en conclusión un determinado equipo se compone de materiales, insumos accesorios y ensambles.
La composición de cada elemento se realiza en cascada es decir que el nivel básico corresponde a “Materiales” y un protocolo del nivel de “Insumos” sólo puede contener elementos de materiales, un protocolo de “Accesorios” puede contener elementos de los niveles inferiores, es decir de materiales o de insumos y de igual forma un protocolo de “Ensambles” puede contener elementos de materiales, insumos o accesorios. Un protocolo no puede hacer referencia a su propio nivel o a un nivel superior por tanto un protocolo del nivel “Insumos” no puede contener un insumo ni un accesorio ni un ensamble consecuentemente un “Accesorio” no puede contener a otro accesorio ni a un ensamble y como resulta evidente un «Material» es un registro único o de base pues solo puede referenciar su estructura de costo mientras que un «Ensamble» puede contener elementos de todos los niveles exceptuando el mismo nivel.
Protocolos de Materiales
Un material incluye además del costo directo las especificaciones técnicas que permiten su correcta selección como unidad de medida, calidad —que hace referencia al tipo de material específico dentro de una gama de materiales como por ejemplo AISI-304 en el caso de los aceros inoxidables o Nitrilo en el caso de los cauchos—, Tamaño de presentación comercial y Especificación —refiere a la especificación o norma técnica que lo regula como puede ser ASTM A 240 en el caso de los inoxidables por ejemplo—. Un protocolo de materiales también incluye la parte de totales de control que incluye el peso que cada material aporta al equipo de aquellos materiales fundamentales o específicos de los que se quiere mantener un control así como las horas hombre que involucra su procesamiento tanto del componente de producción u operativa y la parte administrativa que al terminar un diseño sirve para determinar el peso aproximado de cada equipo como los requerimientos de capacidad productiva —o administrativa— que va a requerir.
La determinación de costos tiene estrecha relación con la operación de la empresa y en esta parte es importante poder integrar tanto el sistema de inventarios como el proceso de operación y logística o compras que son fuente primaria de la estructura de costos por ello la actualización de precios se mantiene actualizada desde estas dos fuentes entonces la correspondencia que existe entre el protocolo del material y el programa de manejo de inventarios se incorpora dentro del “Squad” y se enlaza para obtener los últimos precios de compra de cada elemento y por otra parte el proveedor del que se obtiene la oferta comercial.
Protocolos de Insumos, Accesorios y Ensambles
Los protocolos de los niveles superiores —Insumos, Accesorios y Ensambles— se dividen en dos partes fundamentales la primera la identificación del elemento que al igual que en caso de los materiales contiene además de los datos básicos para la identificación la unidad de medida, calidad, tamaño, plano o norma y especificación, en cuanto a los totales de control para el caso de los protocolos de estos niveles corresponde a la suma de sus componentes (que se calculan por la actualización en cascada como se explicó anteriormente) y de esta forma se va obteniendo el total por elemento que a su vez alimenta los totales de control del equipo evaluado.
La diferencia mayor se encuentra en la estructura de un protocolo de nivel superior con respecto a un material puesto que el material es la base base mientras que un protocolo se compone de varios registros de niveles inferiores y de la suma de sus componentes se estructura cada elemento tomando tanto cantidades, precios unitarios y totales de control para conformar el protocolo en cuestión.
Con los protocolos analizados de forma adecuada el proceso de actualización en cascada ofrece como resultado una base de datos que contiene una gran cantidad de elementos disponibles para el diseñador que puede aprovechar para integrar en el diseño lo que permite optimizar el proceso obteniendo una gran confiabilidad en la estructura de costos y facilitando enormemente esta labor.
Tablero de Indicadores
Si bien la estructura de costos es muy confiable resulta importante disponer de un sistema de gestión que permita realizar evaluación, control y seguimiento del estado de los precios de materiales y es donde los indicadores de gestión del proceso cobra importancia, el sistema ”Squad” dispone de un proceso automático para generar la tabla de indicadores de gestión del proceso.
Por otra parte también es fundamental poder establecer la frecuencia de uso de un determinado código sea de un material, insumo, accesorio o ensamble y adicionalmente conocer de forma pormenorizada en que parte de “TODAS” las secciones se ha utilizado este código pudiendo individualizar su aplicación para poder tomar decisiones de modificación o reemplazo en caso de ser necesario, para ello se incorpora un proceso de auditoría por código para obtener esta información.
La auditoría de un código ofrece información de uso de un determinado código tanto en las tablas de protocolos de materiales, insumos, accesorios y ensambles así como también en precálculos —o diseños— discriminado por año indicando su frecuencia de aparición en cada una de las tablas permitiendo la toma de decisiones relacionadas con la actualización del sistema de información o permitiendo establecer que tipo de elementos tienen mayor demanda para concentrar las estrategias que permiten atender el mercado de acuerdo con las tendencias de consumo, para citar un ejemplo.